职场英语写作之职场邮件

要求

多书面语，少用不用口语词和缩略语。因为邮件白纸黑字甚至能成为证据，因此在杜绝语法错误和歧义的基础上，一定要使用正式的用词和句式。书面语和口语是正式和非正式的区别，需要注意：

中文——书面语——不合适、需要被替换的词

问题——issue——problem

解决问题——address——solve

核实——clarify/verify——check

关于某事—— concerning/regarding——about

尽快回复的快——prompt——fast

有时间——time available——have time

截止日期——by+日期——before+日期

此外——BTW——additionally/inaddition

客气礼貌。所以，开头和结尾不能开门见山，需要先进行寒暄。邮件正文是为了解决某事或要求对方配合，需要多使用问句、虚拟语气、被动态和条件假设等表示礼貌。

条理清晰。发邮件的目的是沟通达成共识，因此有条理可以让对方了解：发件人是针对哪些问题、邮件共说到了几件事、事件的进展或要求是什么。因此，需要使用项目符号或者是连接词句，或者也可以用空行表示一段意思的结束。

邮件常用句式

一般来说，应用文由四个部分组成：称呼、寒暄、正文和结尾。

就称呼来说，常用Dear亲爱的或者Mr.先生、Ms.女士。在海投和不知道对方性别的时候，一般使用To whom it may concern,（换行）Dear Sir or Madam,。需要注意英文与中文称谓后的标点不一样，中文是冒号，而英文是半角逗号。

寒暄是表示感谢来信或者抱歉需要再澄清。Glad to receive your e-mail.或者Apology for the misunderstanding.。

正文是重头，一般是为了解决问题或者达成共识，现在文明即使争吵也是要条理清晰、彬彬有礼。在要求对方提供信息或者是配合，通常应当使用问句来请求对方允许，特别是带有情态动词的问句。比如请问您可以给我一些信息吗？Could you please Give more details? 我可以……吗?May I……?

使用条件假设也可以表示客气礼貌。比如，“如果你能够提供帮助，我们将会非常感谢”We will appreciate it if you could help. Appreciate it是特殊句式，it作为独立宾格，表示的是后面的从句，但容易出现语法错误，因此一定要仔细。

此外，职场通常是多部门之间的配合，发邮件在沟通之外也理清各自的权责，因此有些小细节要特别注意。首先，在问题涉及到我方行为，尤其是负面的情况，应当尽量隐去we和I作为主语，使用被动态或者it形式主语，而不是以我们公司做主语。例如，很抱歉给您造成了麻烦Sorryfor the inconvenience made to you.。还有为了避免以后的麻烦，可能提前找客观的不足，比如时间紧任务重due to time limitation/ concerning limit resources available at thistime等。

结尾部分的内容通常是期待对方回复、乐意为对方提供服务或者表示感谢。期待尽快收到您的回复Looking forward to your reply，注意Looking forward to的to不是非谓语不定式而是介词，因此后面加名词。表示出了问题乐意为对方服务Should there be any problem, please feel free to contACT me.，要使用虚拟语气的原因是表示我司提供的合作服务出问题的可能性很小，可以翻译成中文的假如万一；Should放在开头需要进行倒装；feelfree是一个常用搭配，表示不用担心（会造成麻烦）。感谢对方阅读和配合Thanks for your time and corporation。

总之邮件要求称呼准确，开始和结尾有固定套路，主体部分要使用书面语和清晰条理，同时也使用情态动词、问句、虚拟语气等等特殊句式来达到目的。